Key Responsibilities

Accounting Support

• Accounts Receivable: Provide comprehensive clerical support, including processing and recording all incoming customer payments (cash, Interact, VISA).
• Accurately handle the petty cash fund and ensure accurate manual invoice entry.
• Accounts Payable: Assist with vendor payment preparation by ensuring accurate document matching (packing slips to invoices, invoices to vendor statements).
• Perform general data entry in Excel spreadsheets to support Accounts Payable, Accounts Receivable and/or Payroll.
• Assist with weekly Accounts Receivable reporting and customer balance lookups.
• Assist Payroll Clerk with the preparation and processing of weekly timesheets, with a strong focus on systematic sorting and organization.

Records Management and Archiving

• Maintain organized financial records by scanning, digital filing, and physical mail preparation of invoices and statements.
• Ensure the absolute integrity of payroll records by overseeing all filing and electronic archiving for audit compliance.
• Assist with various other payroll and administrative duties as needed.

Operational Data and System Management

• Oversee the data integrity of our operations by managing the remote scale system.
• Process aggregate slips into Excel for essential monthly reports, requiring proficiency in identifying aggregate types and pit/quarry locations.
• Manage the One Call Locates process.
• Manage the Fuel Key System, including creating fobs and generating monthly pivot table reports.

General Office Administration

• Oversee all office supplies, including inventory, ordering, receiving, and stocking.
• Handle general office logistics, including Purolator orders, printer room maintenance (paper/recycling), and shredding duties.
• Provide clerical support to other departments as needed, including generating standard documents, data compilation, or administrative tasks.

Reception and Communication

• Serve as the primary receptionist, managing the main phone line by answering calls, screening, and directing inquiries to the appropriate internal party.
• Professionally greet and direct customers and visitors.
• Monitor and manage the general company email account, ensuring prompt and accurate distribution of communications to the proper department or staff member.

Qualifications

• Experience providing office and accounting support, including clerical and administrative duties
• Diploma or certificate in related field would be an asset
• Bilingual, excellent verbal and written communication skills in French and English
• Proficient in Microsoft Excel and Word; experience with accounting software
• Exceptional attention to detail and accuracy when managing high volumes of data
• Strong organizational and prioritization skills; adaptable to shifting priorities
• Trustworthy and discreet when handling confidential payroll and financial information
• Quick learner with the ability to understand industry-specific data
• Independent, reliable, and a strong team player with great interpersonal and multitasking skills

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Responsabilités clés

Soutien comptable

• Comptes clients : Fournir un soutien administratif complet, y compris le traitement et l’enregistrement de tous les paiements reçus des clients (argent comptant, Interac, VISA).
• Gérer avec précision le fonds de petite caisse et assurer la saisie exacte des factures manuelles.
• Comptes fournisseurs : Aider à la préparation des paiements aux fournisseurs en assurant une correspondance précise des documents (bordereaux d’expédition avec les factures, factures avec les relevés des fournisseurs).
• Effectuer la saisie de données générale dans des feuilles de calcul Excel pour soutenir les comptes fournisseurs, les comptes clients et/ou la paie.
• Aider à la production hebdomadaire des rapports sur les comptes clients et à la consultation des soldes des clients..
• Aider le commis à la paie dans la préparation et le traitement des feuilles de temps hebdomadaires, en mettant l’accent sur le tri et l’organisation systématiques.

Gestion des documents et des archives

• Maintenir des dossiers financiers organisés en effectuant la numérisation, le classement numérique et la préparation postale des factures et relevés.
• Assurer l’intégrité totale des dossiers de paie en supervisant le classement et l’archivage électronique conformément aux exigences d’audit.
• Aider à diverses autres tâches liées à la paie et à l’administration, selon les besoins.

Gestion des données opérationnelles et des systèmes

• Superviser l’intégrité des données opérationnelles en gérant le système de pesée à distance.
• Traiter les bordereaux de granulats dans Excel pour les rapports mensuels essentiels, en nécessitant une bonne maîtrise de l’identification des types de granulats et des emplacements de carrières/sablières.
• Gérer le processus des demandes de localisation One Call.
• Gérer le système de clés de carburant, y compris la création de porte-clés électroniques et la génération de rapports mensuels sous forme de tableaux croisés dynamiques.

Soutien administratif général

• Superviser l’ensemble des fournitures de bureau, y compris l’inventaire, les commandes, la réception et le réapprovisionnement.
• Gérer la logistique générale du bureau, y compris les commandes Purolator, l’entretien de la salle d’impression (papier/recyclage) et les tâches de déchiquetage.
• Fournir un soutien administratif aux autres départements selon les besoins, notamment la création de documents standards, la compilation de données et l’exécution de tâches administratives.

Accueil et correspondance

• Assurer le rôle de réceptionniste principal en gérant la ligne téléphonique principale, en répondant aux appels, en filtrant les communications et en dirigeant les demandes vers les personnes internes appropriées.
• Accueillir et orienter les clients et visiteurs de manière professionnelle.
• Surveiller et gérer le compte courriel général de l’entreprise, en assurant une distribution rapide et précise des communications au bon département ou membre du personnel.

Qualifications

• Expérience en soutien administratif et comptable, incluant des tâches cléricales et administratives.
• Un diplôme ou un certificat dans un domaine connexe serait un atout.
• Bilingue, excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Maîtrise de Microsoft Excel et Word; expérience avec des logiciels comptables.
• Excellente attention aux détails et grande précision dans la gestion de volumes élevés de données.
• Solides compétences en organisation et en gestion des priorités; capacité d’adaptation face aux changements de priorités.
• Fiable et discret dans le traitement des informations confidentielles liées à la paie et aux finances.
• Apprentissage rapide avec la capacité de comprendre des données propres au secteur d’activité.
• Autonome, fiable et excellent joueur d’équipe, doté de grandes compétences interpersonnelles et en multitâche.